Stampilele si sigiliile se folosesc de secole, fiind instrumente de siguranta si autenticitate pentru actele oficiale. Renuntarea la utilizarea stampilei ar putea duce la situatii neplacute si probleme pentru institutii, sustin reprezentantii Rubin 2000, importator si distribuitor autorizat de stampile si accesorii Trodat.
Reprezentantii Ministerului Finantelor au precizat pentru cotidianul „Romania libera” ca stampila este necesara doar in anumite cazuri. Cu toate acestea, Ordinul 65/2015 al ministrului Finantelor stipuleaza faptul ca, pentru depunerea situatiilor financiare anuale, companiile trebuie sa prezinte formulare-tip completate, semnate si stampilate de catre administrator. De asemenea, Ordinul 3512/2008 al ministrului Finantelor reglementeaza foarte clar obligativitatea stampilarii chitantelor. In consecinta, anumite operatiuni uzuale se pot realiza cu usurinta fara necesitatea utilizarii stampilei, in timp ce doar unele sensibile au aceasta obligativitate.
Stampila este un element de personalizare si de siguranta pentru orice firma, organizatie a statului sau din domeniul financiar-bancar din Romania pentru transmiterea oricarui document „oficial”. Stampila este folosita, asadar, ca element de personalizare, autentificare a semnaturii si de siguranta, spre deosebire de semnatura care poate varia in functie de starea de spirit a persoanei, oboseala si in functie de nivelul de concentrare. Lipsa stampilei poate sa constituie in anumite cazuri o conditie de nulitate a actului administrativ emis de autoritati. Cat timp se vor utiliza documente pe suport de hartie, stampila va ramane cel mai utilizat instrument de autentificare!
„Multe probleme pot fi prevenite de companii prin utilizarea stampilei. Acest obiect mic, accesibil oricui, are un beneficiu care nu poate fi trecut cu vederea: este un instrument de autentificare si siguranta” a subliniat Florin Pantelimon, Managing Partner Rubin 2000. „Tinand cont ca doar anumite persoane au acces si dreptul de a utiliza stampila in cadrul unei companii, se previn astfel multe situatii cu potentiale consecinte negative majore, atat financiare, cat si de imagine si organizationale.”
Stampilele sunt vitale pentru diverse institutii precum Politia de Frontiera Romana, Posta Romana, banci, institutii ale statului (ministere, scoli, primarii, spitale, policlinici si asa mai departe), renuntarea la utilizarea stampilei pentru aceste organizatii putand aduce cu sine numeroase probleme si riscuri de frauda. Pentru verificarea autenticitatii unui inscris sunt atent cercetate stampila, semnatura si toate elementele de siguranta, solicitandu-se expertizarea lor daca exista dubii in privinta lor. Falsificarea instrumentelor de marcare sau autentificare se pedepseste: de exemplu, folosirea fara drept a unui sigiliu ori a unei stampile cu stema tarii se pedepseste cu inchisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amenda.
Pentru o companie, pretul stampilelor este neglijabil in comparatie cu problemele care sa apara in urma falsificarii facturilor, semnarea unor facturi de catre persoane neautorizate ale firmei sau care nu sunt angajatii firmei, operatiuni bancare realizate de catre persoane neautorizate etc. Uneori se intampla ca angajatii sa nu aiba cele mai oneste interese, moment in care necesitatea stampilarii unui act ajuta compania sa se protejeze, documentul putand fi stampilat doar de persoane care se afla in posesia respectivei stampile, persoane de incredere in firma. Astfel, printr-o simpla actiune, riscul unor probleme ulterioare pentru companie scade foarte mult. Este indicat, de asemenea, sa fie necesara stampilarea contractelor pentru prevenirea unor fraude, in cazul falsurilor putand sa apara riscuri cu implicatii majore.
Daca s-ar renunta complet la utilizarea stampilei in activitatea companiilor, dupa cum am aratat anterior, s-ar putea sa apara numeroase probleme. Pentru solutionarea acestora, atat persoanele fizice, cat si cele juridice, ar fi reprezentate de notari si avocati, insa s-ar ajunge oricum la timp pierdut, bani investiti in aceasta directie, toate putand fi, in esenta, evitate prin folosirea stampilei ca modalitate de securizare a documentelor.
„Orice proces se castiga automat daca este evitat, iar birocratia nu se vede in numarul total de stampile folosite in tara, ci in modul de organizare a institutiilor statului, optimizarea procedurilor institutiilor statului si realizarea unor baze de date integrate fiind vitale in acest sens” considera reprezentantii Rubin 2000.
Semnatura electronica versus stampila
S-a inceput de ceva timp utilizarea semnaturii electronice, proces care ajuta la fluidizarea procedurilor, inclusiv in relatia cu administratia publica. Aceasta semnatura este folosita de multe institutii si persoane. Dat fiind procesul destul de strict in urma caruia o persoana/companie ajunge sa poata beneficia de semnatura electronica, acesata poate fi considerata sigura. Semnatura electronica nu este insa cunoscuta sau inteleasa de toti cetatenii. Sevil Sumanariu, presedinte ANIAP si Sef Serviciu Informatica Consiliul Judetean Constanta, a explicat faptul ca pentru autentificarea unui document, semnatura electronica nu se poate utiliza decat pe o arie restransa: „In administratia publica se lucreaza cu cetateanul, care este obisnuit, dupa modelul traditional, sa primeasca o hartie cu semnatura si stampila. Indiferent daca i se explica faptul ca respectivul document este semnat electronic! Aceste conceptii functioneaza inca in Romania nu numai la nivelul cetateanului, ci de foarte multe ori si in institutii – cand se solicita un document urmeaza intrebarea fireasca: <Unde este stampila, unde este semnatura?>”. (sursa informatiei: https://www.certsign.ro/certsign/despre-noi/presa/aparitii/Stampila-ramane-rege-in-administratia-publica) Iata asadar ca semnatura electronica are limitarile sale, iar stampila ramane „rege” in administratia publica.
„Stampila ramane cel mai bun element de siguranta pentru documentele tiparite” adauga Florin Pantelimon. „Oamenii sunt obisnuiti cu utilizarea si necesitatea stampilei, iar aceasta este utila nu doar companiilor private, ci si institutiilor statului, pentru a preveni variate falsuri de contracte, chitante ori rapoarte administrative. Potentialele pericole care ar aparea odata cu renuntarea la utilizarea stampilei au implicatii negative mult mai mari decat continuarea folosirii stampilei in lipsa unor alte modalitati de securizare a documentelor tiparite.”
